Azt hiszem, kijelenthetjük: ha egy nap 25 órából állna, egy vállalkozónak az sem volna elég, hogy minden kitűzött feladatot elvégezzen. Az általános tendencia szerint a tennivalók listája a nap végére nemhogy elfogyna, de igen gyakran új pontokkal bővül. Ezzel nem vagy egyedül, a legtöbb vállalkozó képtelen megfelelően gazdálkodni az idejével. Nézzük, hogyan lehet mindezt orvosolni.

Kezdjük az alapokkal

A legfontosabb momentum a rendszerezettség, ugyanis ha azt sem tudod, mik várnak rád a nap vagy a hét folyamán, hogyan is oszthatnád be az idődet optimálisan?

Szentelj egy kis időt arra, hogy összeszedd a gondolataidat, és lépésről lépésre végigvedd, majd lejegyzeteld a teendőket. Nem kell világirodalmi regényt írnod, elég vázlatpontonként felvenned a munkafolyamatokat a fontosaktól a kevésbé sürgetőbb ügyekig.

Az Eisenhower-módszer

A fenti teendőlista segítséget nyújt a munkafolyamatok észben tartásához, ám ahhoz már nem elég, hogy a rendelkezésedre álló időt is megfelelően beossza. Dwight D. Eisenhower, az Amerikai Egyesült Államok 34. elnöke legendásan komolyan vette az idejét, és fáradhatatlanul azon munkálkodott, hogy kidolgozzon egy módszert, mely segít felállítani a prioritást az elvégzendő teendők kapcsán. Erőfeszítései olyannyira sikeresek voltak, hogy az általa kidolgozott eljárás Eisenhower-módszer elnevezéssel mind a mai napig használatban van.

A módszer lényege: tedd az összes teendődet egy kalapba, majd oszd kétfelé azokat sürgős és nem sürgős munkákra. Az így kialakult két csoportot azután oszd tovább fontos és nem fontos teendőkre. Ezzel négy csoportot kaptál, melyek csökkenő prioritással a következőképpen néznek ki:

1. Fontos és sürgős
2. Fontos és nem sürgős
3. Nem fontos és sürgős
4. Nem fontos és nem sürgős

Kézenfekvően a teendőlistád első helyét a fontos és sürgős ügyek foglalják el, majd azt követően a többi elem.

A Pomodoro technika

Az Eisenhower-módszer tökéletes technika a teendők prioritásának kialakítására. Ám a tervezés szükségszerűen csorbát fog szenvedni, ha nem kalkulálsz még egy igen fontos tényezővel: az idővel. Egyes vállalkozókat kifejezetten motivál, míg másokat feszültté tesz és hibákra késztet a közelgő határidő.

Létezik egy végtelenül egyszerű, de annál hatékonyabb cselekvési terv a rendelkezésre álló idő optimalizálására. A Pomodoro technika alapvetően a munkanap egységekre bontását jelenti ekképpen: 25 perc munka, 5 perc szünet. Tényleg roppant egyszerű, de meglepő módon kitűnően működik.

Kalkulálj a nem várt eseményekkel

Amikor azt írom, hogy nem várt események, akkor azt a legkevésbé sem a cicás és egyéb YouTube videók, Facebook posztok nézegetésére értem. A valódi nem várt esemény az a halaszthatatlan dolog, amit ha törik, ha szakad, el kell végezned, még ha borul is a munkaterved. Be kell menni a gyerekért az iskolába, állatorvoshoz kell vinni a kutyát, ki kell hívni a vízszerelőt. Hogyan ne érjen váratlanul a nem várt esemény?

A megoldás kulcsa az előre történő dolgozás. Ha a határidőd által szabott munkaterved előtt jársz néhány lépéssel, akkor a váratlan események nem fognak katasztrófaként beütni. A megspórolt órákat, napokat ugyanis ez esetben képes leszel átcsoportosítani úgy, hogy a munkafolyamat ne szenvedjen kárt.

Ha pedig krízishelyzet nélkül megúszod a dolgos hétköznapokat, akkor a felgyülemlett szabadidőt töltsd el regenerálódással, pihenéssel, tölts időt a családoddal, barátaiddal. Röviden: élvezd ki a jól megérdemelt pihenés minden egyes percét.