Még a legolajozottabban működő kollektívák esetében is előfordul néha, hogy porszem kerül a gépezetbe. Elfogyott a marketingre szánt forrás, a megugrott rendelések következtében nincs elég ember a feladatok ellátására, rövidülnek a munkafolyamatokra szánt határidők. Ennek ellenére a cégvezetés gyakorta elvárja a lehetetlent: szorult helyzetben is növekedjen az értékesítés.

Hogyan lehet mindezt kivitelezni?

A kulcsszó ebben az esetben a csapatod ösztönzése lehet, ugyanis számos esetben némi logisztikával, átszervezéssel, tartalékok átcsoportosításával elkerülhető az új emberi vagy anyagi források bevonása.

Nézzük a hatékony csapatmunka 6 alapelemét:

1. Rangsorolás
2. Visszavágás
3. Automatizálás
4. Kiszervezés
5. Tesztelés
6. Kezdés

A rangsorolás

Ezen munkafázis során el kell dönteni, hogy melyek azok a tényezők, amelyek a vállalkozás számára hozzáadott értékkel rendelkeznek. Ezt követően számba kell venni a személyes képességek hatékony beépítését a csapatmunkába.

Magyarán: mindenkinek arra a nagyobb értéket képviselő feladatokra kell koncentrálnia az energiáit, amelyekben képességei alapján a legkiemelkedőbb.

A visszavágás

Ezen a ponton a kollektívának latba kell vetnie azokat a munkafolyamatokat, melyek nem rendelkeznek hozzáadott értékkel a végső célt tekintve. Gyakorlatilag az optimalizálásról beszélünk, melynek során idő és energia takarítható meg.

• Valóban szükséges hozzá két ember?
• Automatizálható a folyamat?
• Nem lenne ez gyorsabb számítógép segítségével?

Érdemes időnként ilyen és ehhez hasonló kérdéseket megfogalmazni, majd a kapott válaszok birtokában átszervezni és visszavágni egyes munkafolyamatokat.

Az automatizálás

Gyakori jelenség, hogy egy összeszokott kollektíva viszolyog a technika beiktatásától az egyes munkafázisokba. Talán a berögződés, talán a munkaféltés miatt, de számos esetben – még ha egyébként a feltételek rendelkezésre állnak is – előfordul, hogy legkézenfekvőbb folyamatok sem kerülnek automatizálásra.

A feladatok automatizálása lehetővé teszi a fontosabb projektekre történő összpontosítást. Érdemes néha felmérni, majd felszorozni éves szintre, hogy egy-egy folyamat automatizálása hány munkaórát spórolna meg a vállalkozásnak.

A kiszervezés

Szintén kirívó jelenség egyes vállalkozásoknál a képzett munkaerő nem megfelelő foglalkoztatása. Mire is gondolok ezalatt? Eklatáns példa erre a Black Friday vagy bármely nagyobb volumenű árleszállítás, melynek során a megrendelések száma megugrik.

Számos webáruház ebben az esetben a képzett, rendeléseket adminisztrálni képes munkaerőt a csomagolásra és postázásra állítja rá, hogy a kiszállítások ne csússzanak. Ezzel azonban egy másik munkafolyamat szenved csorbát, így végső soron a teljesítésekben mindenképp eltolódás áll elő. Érdemes tehát számba venni a szakértelmet nem kívánó feladatokat, és lehetőség szerint kiszervezni azokat.

A teszt

Ez a pont önmagáért beszél: a hatékony munkavégzés érdekében elengedhetetlen időnként új módszereket kipróbálni. Sokszor a végeláthatatlan értekezletek, egyeztetések és megbeszélések helyett egyszerűbb és célszerűbb kipróbálni valamit, majd levonni a következtetéseket.

A kezdés

A közmondás úgy tartja, hogy a munka halála a halogatás. Minden projektről érdemes emlékeztetőt küldeni a kollektíva összes tagjának, így elkerülhető a munkakezdésben szenvedett csúszás. Érdemes továbbá – akár az előző nap – megteremteni azokat a munkakörülményeket, melyek optimálisak egy új projekt kezdéséhez.